10 CUALIDADES DE LA SECRETARIA

Desempeñar el rol de secretaria significa frecuentemente ser la cara de la institución
hacia fuera: los clientes; a través del teléfono o de la correspondencia. la profesión
es mucho mas que un simple trampolín para acercarse a otro puesto o escalar de posicion
en una organización y mucho mas que un pasatiempo. sin lugar a dudas, el cargo de secretaria
en la empresa es un puesto de gran importancia y responsabilidad, no por nada todos los dias
vemos anuncios solicitando un buen numero de secretarias calificadas.

En la actualidad las exigencias que el mercado laboral solicita a los profesionales son mucho más altas de lo que eran tiempo atrás. Las empresas se han vuelto sumamente exigentes al contratar asistentes y secretarias  razón por la que la formación que se les brinda hoy día es relevante así como también las habilidades y competencias que tienen que ser capaces de desarrollar.

¿Qué cualidades debe tener una secretaria para desempeñar

bien su rol?

 DISCRECIÓN

Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianza,como lo es el cargo secretarial, dado que tiene acceso a material reservado.Hay que mantener el material alejado de miradas indiscretas, además detodo lo que pasa por tus manos. La discreción también es aplicable a la horade elegir la vestimenta adecuada para el ambiente laboral.

PACIENCIA

Esta es una virtud indispensable si eres secretaria; enfurecerse jamás hadado buenos resultados, sólo sirve para descargar nuestros nervios sobre los demás. Debemos mantener la tranquilidad cuando las cosas no van como se espera. Si eres de carácter nervioso, refrena tus impulsos y no te dejes dominar por ellos.

ORGANIZACIÓN

Una secretaria debe ser organizada, sin excusas. Las personas que se relacionan contigo deben tener confianza en ti y estar tranquilas de que tendrán el trabajo solicitado en tiempo y forma. Por un parte, esto significa que tienes que tratar de alcanzar los objetivos a los que te has comprometido, pero también significa no adquirir compromisos que no se pueden cumplir; o advertirlo.

LEALTAD

La lealtad es otra de las características indispensable para el cargo. Sin embargo  lealtad no significa quedarse en las buenas y las malas, o

 “dedicarse a pesar de…”

 Significa que nos damos cuenta de las debilidades de nuestros superiores y no las revelamos. Defendemos, si es necesario, a los que trabajan con nosotros. También abarca la dedicación al trabajo, rindiendo y queriendo que la empresa tenga éxito en sus emprendimiento y trabajar para ello.

TACTO

Tener tacto implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser amable  sino ver si la persona está satisfecha. Solucionar un problema sindar explicaciones y sin evitar responsabilizarse. Por ejemplo: Un cheque noestá firmado. No somos responsables por este hecho pero atendemos a la persona y manejamos la situación.

RESPONSABILIDAD

La responsabilidad es vital en un cargo secretarial. Una profesional evita cometer errores de cualquier tipo, se comporta con diligencias ante las visitas y se atiene con puntualidad a los horarios, mantiene el orden de la oficina y es discreta en el teléfono.

COMPETENCIAS LABORALES DE LA SECRETARIA

Ejecuta correctamente las tareas planificadas:
Cumple con las tareas anteriormente planificadas de manera correcta superando cualquier
tipo de dificultades.
Se interesa y motiva por aprender:
La Secretaria se interesa por poner atención en lo que su jefe o compañero de trabajo le esta enseñando.
Demuestra puntualidad en su quehacer laboral:
Debe llegar a su trabajo correctamente a la hora asignada.

Es capaz de adaptarse a nuevas situaciones
Es decir si ocurre algún cambio brusco o liviano en la empresa u oficina, esta deberá aceptar y adecuarse correctamente.
Puede traducir ideas en acciones:
Es decir cuando se le ocurran tareas por hacer, y tiene confianza de ellas, esta deberá efectuarlas sin ningún temor.
Trabaja con confianza y seguridad:
Realiza sus labores confiando en sus capacidades y aptitudes sin demostrar duda en lo que se esta haciendo.

Solicita y ofrece colaboración para cumplir con los objetivos del equipo:
Ayuda a sus compañeros cuando se lo piden y también pide ayuda a sus compañeros para realizar un efectivo trabajo en equipo.

CAMPO LABORAL DE UNA SECRETARIA

El o la técnico de nivel medio en Secretariado puede desempeñarse en empresas, tanto públicas como privadas de diversos tamaños y sectores, donde se desarrollen procesos administrativos y de gestión, desempeñándose como secretaria/o o asistente administrativo de jefaturas, ejecutivos o directivos de dichas empresas o de otros profesionales independientes.

Empresas Públicas
Empresas Privadas
Consulados
Secretarias de Colegios Fiscales, Municipales, Particulares
Organizaciones no gubernamentales
Microempresas Propias
Secretarias de Agencias de Viajes
Agencias de Publicidad
Instituciones promotoras de Eventos Sociales y Culturales
Aeropuertos
Empresas de Telecomunicaciones

CARACTERÍSTICAS DE UNA BUENA SECRETARIA EJECUTIVA

Firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar ausentes, sobre todo, al momento de resolver situaciones extremas. El buen humor, por su parte, contribuye a disolver el estrés propio y el de su jefe, así como a la contención y al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los conflictos puedan ser neutralizados.
Resulta fundamental desarrollar habilidades no sólo actitudinales sino también profesionales. La capacitación y el entrenamiento continuos son primordiales.

En el momento de iniciar la búsqueda de una secretaria, las empresas tienen en cuenta muchos requisitos pero, sin duda, se busca cada vez más personal especializado. No todas las secretarias –aunque tengan estudios específicos- son aptas para todas las búsquedas.

Además de contar con una formación completa en temas de cultura general y del ámbito político y económico –esto dependerá del rubro de la compañía- resultan indispensables sus competencias técnicas y conocimientos específicos de acuerdo al área a la que deba asistir.

EL ROL DE LA SECRETARIA

EL PERFIL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA

Desempeñarse hoy como secretaria de un ejecutivo de empresa no tiene el mismo significado que el de hace unos años, cuando las exigencias del mercado eran menores y las tareas se relacionaban directamente con un trabajo estrictamente de oficina. A pesar de que la tecnología y los nuevos formatos de comunicación amenazaron con reemplazar su función, está lejos de lograrlo.

Para muchas mujeres, este tipo de puesto resulta una exigencia constante. Son muchos los factores que se deben tener en cuenta, entre ellos, el nivel de capacitación y el cuidado de la imagen personal.

Quienes seleccionan a sus asistentes buscan personas con solidez actitudinal: la empatía, la comunicación y el esfuerzo por despejar el camino o simplificar las tareas son cualidades importantes. También suma valor el poder asumir diferentes responsabilidades y funciones, así como contar con la facilidad para coordinarlas.